Pri svojem delu se v podjetjih srečujemo z velikimi količinami podatkov, kateri imajo svojo vrednost. Podatke vodimo tako v marketingu, prodaji, vodenju različnih projektov in finančnem sledenju.
Excel je enostavno orodje za zbiranje, analizo podatkov in vodenje projektov, vendar je v resnici okorno in omejeno orodje pri skupinskem delu.
Excel se še vedno uporablja in se tudi bo za enostavnejše kalkulacije, vodenje manjšega števila podatkov ali enostavne mini ad/hoc projekte. Včasih se Excel uporablja za prototip določene obdelave podatkov, preden se podjetja odločijo za izdelavo namenske programske rešitve.
Poglejmo kateri so razlogi za NE-uporabo Excel-a pri projektnem vodenju.
1. Napake pri vnosu
Si predstavljate trenutek, ko odprete Excel-ovo tabelo in dobite cel ekran manjhnih kvadratkov napolnjenih z različnimi teksti, številkami, obarvanimi vrsticami in stolpci in se počutite kar naenkrat na minskem polju. Kaj če kaj zbrišete po pomoti? Kaj če niste prave formule uporabili za določeno polje? Kaj če … oh teh “kaj če” je veliko.
Seveda boste rekli napake pri vnosu podatkov se lahko dogajajo vsepovsod. Lahko, ampak možnosti za napake v sistemih za vodenje projektov so zminimizirane. Pri uporabi takih rešitev se uporablja enostavna vnosna polja (s kontrolo), elektronske prenose, varnostne omejitve, … Torej veliko načinov, kako izničiti napake pri vnosu.
2. Podvajanje vnosov
Podjetja, ki uporabljajo Excel tabele, ponavadi vodijo več različnih tabel z istimi podatki za različne namene uporabe. Vsak zaposleni seveda ne sme videli vseh podatkov in tako se začnejo množiti tabele z različnimi nabori podatkov, ki pa se podvajajo oz. poljubno množijo. To pomeni, da je potrebno v vsako tabelo ponovno vnesti določen podatek. Kakšna zguba časa zaposlenih in seveda posledično slabša realizacija.
Dobra stran sistemov za vodenje projektov je ravno v enkratnem zajemu podatka, ki se nato prikaže v različnih pregledih in nam posreduje ključne informacije za lažje poslovno odločanje.
3. Izguba časa
Že v prejšnji točki ste lahko intuitivno zasledili kateri bo naslednji razlog. V Excel-ovih tabelah lahko zajamete skoraj vse podatke in jih v nedogled pregledujete. Vendar je čas namenjen urejanju in pregledovanju tabel, čas ki bi ga lahko bolje izkoristili za vaš poslovni razvoj, realizacijo ter boljše poslovne odločitve.
4. Poslovno tveganje
Čeprav boste imeli v Excel-ovi tabeli zajete vse podatke, vas Excel ne bo obveščal o rokih in zapadlih obveznostih. Verjemite mi, da so finančne izgube zelo velike, če pozabite na rok za vložitev pritožbe ali rok za oddajo ponudbe ali rok zapadlosti bančne garancije. To so izredno pomembni podatki, ki pa se v Excel-ovih tabelah enostavno porazgubijo.
Pri uporabi Excel-a za vodenje projekta morate imeti vojaško disciplino, če želite vsemu slediti ali pa si voditi zapadlosti rokov v drugem programčku, kar pa spet pomeni podvajanje vnosov in izguba časa.
5. Slabo sodelovanje
V zadnjih verzijah Excel-a, lahko sodelujete pri vnosu podatkov v skupne tabele. Takoj pa se pojavi težava, če vsi uporabniki nimajo enakih pravic za popravljanje podatkov. Recimo nekateri lahko popravljajo določene podatke, nekateri druge. Nekateri ne smejo videti določenih podatkov, … in tako naprej. Takoj se pojavi potreba po namenski rešitvi, ki sicer lahko razvita na osnovi Excela, vendar vam ostane še kopica drugih težav.
Kakšna pa je alternativa?
Odločite se za programsko opremo, ki je namejena vodenju projektov.
Potrebujete boljšo organizacijo zato ne iščite alternative za Excel v Google Spreadsheet ali OpenOffice ali kakšni podobni aplikaciji.
Vpeljite popolnoma nov način organizacije, vpogleda in upravljanja s podatki.
To ne pomeni, da se boste znebili pregledov v obliki vrstic in kolon. Podatke ljudje še vedno hitreje in lažje zaznavamo v določeni simetriji prikaza. Ne boste pa vnašali podatkov v kolone in vrstice in na njih izvajali formule. Podatke boste vnesli v vnaprej predvidene vnosne maske, ki bodo imele varovala in zmanjšale možnosti napačnega vnosa. Vnesli jih boste samo enkrat in jih nato videli v različnih pregledih. Z enim klikom boste prišli do željenih informacij, ki bodo potem ključne za vaše poslovne odločitve. Pomislite koliko časa boste prihranili. Obenem boste lahko sodelovali z zaposlenimi, hitro odreagirali na napake in vnesli boljšo klimo v podjetje. Ključnega pomena je tudi, da so podatki dostopni zaposlenim, ki imajo do njih nastavljeno dovoljenje za dostop, kar pa je odvisno od vloge v podjetju.
Pri odločitvi katero programsko opremo za vodenje projektov vpeljati v vaše podjetje naj vam bo vodilo praktičnost, stabilnost in možnost razvoja programske opreme. Pa znebite se tudi izgovora, da vi delate na poseben način in da bi potrebovali poseben program. Na trgu je precej izbire in nekaj vam bo sigurno odgovarjalo.
Potrebujete rešitev za vodenje projektov? Pokličite nas ali pa nam pišite po klasični elektronski pošti.