fbpx
excel image

5 razlogov zakaj se Excel NE uporablja za vodenje projektov

Zvezda neaktivnaZvezda neaktivnaZvezda neaktivnaZvezda neaktivnaZvezda neaktivna
 

Pri svojem delu se v podjetjih srečujemo z velikimi količinami podatki, kateri imajo svojo vrednost, tako v marketingu, prodaji, vodenju različnih projektov in finančnem sledenju.
Excel je bil do pred 15 leti dovolj dobro orodje za zbiranje, analizo podatkov in vodenje projektov, vendar je v resnici okorno in zamudno orodje z omejeno uporabo. 
Excel se še vedno uporablja in se tudi bo za enostavnejše kalkulacije, vodenje manjšega števila podatkov ali enostavne mini projekte.
Seveda če govorimo o zelo majhnih podjetjih, skoraj bi lahko rekli, če je v podjetju zaposlena le ena oseba.
Včasih se Excel uporablja za testiranje določenega procesa dela, preden se odločijo podjetja za izdelavo posameznega modula programske rešitve.

Poglejmo kateri so razlogi za NE-uporabo Excel-a za projekte.

1. Napake pri vnosu
Si predstavljate trenutek, ko odprete Excel-ovo tabelo in dobite cel ekran manjhnih kvadratkov napolnjenih z različnimi teksti, številkami, obarvanimi vrsticami in stolpci in se počutite kar naenkrat na minskem polju. Kaj če kaj zbrišete po nesreči? Kaj če niste prave formule uporabili za določeno polje? Kaj če ... oh teh "kaj če" je veliko.
Seveda boste rekli napake pri vnosu podatkov se lahko dogajajo vsepovsod. Lahko, ampak možnosti za napake v sistemih za vodenje projektov so zminimizirane. Pri uporabi takih rešitev se uporablja enostavna vnosna polja (s kontrolo), elektronske prenose, varnostne omejitve, ... Torej veliko načinov, kako izničiti napake pri vnosu.

2. Podvajanje vnosov
Podjetja, ki uporabljajo Excel tabele, ponavadi vodijo kar nekaj pregledov za različne namene uporabe. Vsak zaposleni seveda ne sme videli vseh podatkov in tako se začnejo množiti tabele z različnimi skupi podatkov, ki pa se podvajajo oz. poljubno množijo. To pa pomeni, da je potrebno v vsako tabelo ponovno vnesti določen podatek. Kakšna zguba časa zaposlenih in seveda posledično slabša realizacija.
Dobra stran sistemov za vodenje projektov je ravno v enkratnem zajemu podatka, ki se potem prikaže v različnih pregledih in nam posreduje ključne informacije za lažje poslovno odločanje.

3. Izguba časa
Že v prejšnji točki ste lahko intuitivno zasledili kateri bo naslednji razlog. V Excel-ovih tabelah lahko zajamete skoraj vse podatke in jih v nedogled pregledujete.
Vendar je čas namenjen urejanju in pregledovanju tabel, čas ki bi ga lahko bolje izkoristili za vaš poslovni razvoj, realizacijo ter boljše poslovne odločitve.

4. Poslovno tveganje
Čeprav boste imeli v Excel-ovi tabeli zajete vse podatke, vas Excel ne bo obveščal o rokih in zapadlih obveznostih. Verjemite mi, da so finančne izgube zelo velike, če pozabite na rok za vložitev pritožbe ali rok za oddajo ponudbe ali rok zapadlosti bančne garancije. To so izredno pomembni podatki, ki pa se v Excel-ovih tabelah enostavno porazgubijo.
Pri uporabi Excel-a za vodenje projekta morate imeti vojaško disciplino, če želite vsemu slediti ali pa si voditi zapadlosti rokov v drugem programčku, kar pa spet pomeni podvajanje vnosov in izguba časa.

5. Slabo sodelovanje
Tako je, če delate v Excel-u, ne morete sodelovati v istem trenutku na podatkih, ampak morate tabele shranjevati na serverju ali v oblaku ali jih prepošiljati preko elektronske pošte. Težko je vedeti katera je zadnja verzija tabele, kdo je vnesel katere spremembe in sploh iskati napake v tabelah. Zaposleni tako čutijo veliko odgovornost in so zaradi slabega sodelovanja pod večjim pritiskom. Verjemite, da bi zaposleni raje učinkovito delali in sodelovali med seboj, kot urejali mrežo kvadratkov :)

Kakšna pa je alternativa?

Potrebujete boljšo organizacijo zato ne iščite alternative za Excel v Google Spreadsheet ali OpenOffice ali kakšni podobni aplikaciji.

Vpeljite popolnoma nov način organizacije, vpogleda in upravljanja s podatki. Odločite se za programsko opremo, ki je namejena vodenju projektov. To ne pomeni, da se boste znebili pregledov v obliki vrstic in kolon. Podatke ljudje še vedno hitreje in lažje zaznavamo v določeni simetriji prikaza. Ne boste pa vnašali podatkov v kolone in vrstice in na njih izvajali formule.
Podatke boste vnesli v vnaprej predvidene vnosne maske, ki bodo imele varovala in zmanjšale možnosti napačnega vnosa. Vnesli jih boste samo enkrat in jih nato videli v različnih pregledih. Z enim klikom boste prišli do željenih informacij, ki bodo potem ključne za vaše poslovne odločitve. Pomislite koliko časa boste prihranili. Obenem boste lahko sodelovali z zaposlenimi, hitro odreagirali na napake in vnesli boljšo klimo v podjetje. Ključnega pomena je tudi, da so podatki dostopni zaposlenim, ki imajo do njih nastavljeno dovoljenje za dostop, kar pa je odvisno od vloge v podjetju.

Pri odločitvi katero programsko opremo za vodenje projektov vpeljati v vaše podjetje naj vam bo vodilo praktičnost, stabilnost in možnost razvoja programske opreme.
Pa znebite se tudi izgovora, da vi delate na poseben način in da bi potrebovali poseben program. Na trgu je precej izbire in nekaj vam bo sigurno odgovarjalo.

 

Potrebujete rešitev za vodenje projektov? Pokličite nas ali pa nam pišite po klasični elektronski pošti.

 

 

O Podjetju

Od ustanovitve Intelicom izdeluje učinkovite visoko kvalitetne programske rešitve za širok spekter dejavnosti in področij. Naša primarna družina produktov je InteliDoc, ki omogoča podjetjem enostavno upravljanje komunikacij, dokumentacije, procesov, projektov, zajema dokumentov, upravljanja s strankami in ostale poslovne aktivnosti.

©2019 Intelicom d.o.o.. All Rights Reserved.

Search